Jak zarządzać zadaniami, żeby na wszystko mieć czas

Popularny, Produktywność

utworzone przez

Podjąłeś decyzję o prowadzeniu biznesu w domu? Zanim zaczniesz jak profesjonalista, przeczytaj najpierw, w jaki sposób wcisnąć dodatkowe godziny w już i tak bardzo napięty rozkład dnia, stosując sprawdzone strategie mistrzów produktywności.

Czy czas jest dla wszystkich ten sam?

Douglas Rushkoff w świetnej książce Present Shock (Szok teraźniejszości), pisze o czasie tak: „Dzięki zegarowi na wieży rytmami codziennego życia zaczęła rządzić maszyna. Z czasem ludzie przyzwyczajali się do coraz precyzyjniej zaplanowanych rozkładów zajęć. Priorytetem cywilizacji opartej na kalendarzu był Bóg, natomiast w zegarmistrzowskim wszechświecie Newtona jest nim szybkość i wydajność. Kalendarze skłaniały ludzi do myślenia w kategoriach historii, zegary skłaniają ludzi do myślenia w kategoriach produktywności. Czas to pieniądz.”

W dzisiejszym zabieganym świecie żyjemy pod dyktando zegara. Szczególnie, jeśli jesteś cały czas on-line i nieustannie otrzymujesz powiadomienia o nowych wiadomościach, o zadaniach zapisanych w kalendarzu, o meldujących się tu i tam znajomych, nie licząc wszystkich newsów z subskrybowanych stron i kanałów. Ten ciągły strumień informacji domaga się nieustannie pilnej uwagi z twojej strony.

Człowiek znajdujący się pod nieustanną presją reagowania na zewnętrzne bodźce traci w du­żym stopniu zdolność do strategicznego planowania swoich działań i realizo­wania wyty­czo­nych celów. Zamiast pro-aktywnie, funkcjonuje re-aktywnie. Staje się trybem w maszy­nie, której nie kontroluje. Maszyna dyktuje, co ma robić i o której godzinie.

Dyktando zegara czyni człowieka ślepym na możliwości i okazje dostępne tylko wtedy, gdy jest się faktycznie świadomie obecnym w bieżącym momencie, nie zaś szokowo do niego sprowa­dzo­nym za pomocą elektronicznej smyczy (czyt. smartfona). Starożytni Grecy rozumieli wartość utrzymania świadomości w tu i teraz, używając dwóch odmiennych koncepcji czasu: chronoskairos.

Chronos jest czasem odmierzanym przez zegar. Łatwo go policzyć, dlatego tak kuszące staje się wykorzystanie go jako wskaźnika wydajności pracy. Obserwując jego upływ mamy możliwość dopasowywania swoich działań do założeń i wytyczonych celów.

Inaczej rzecz ma się z kairos. Ten rodzaj czasu nie pozwala się mierzyć. Jak pisze Rushkoff, „[Kairos] jest rozumiany zazwyczaj jako okno możliwości stworzone przez okoliczności, Boga lub los. To idealny moment by zadać cios, oświadczyć się, czy też powziąć dowolny inny, konkretny kierunek działania. Carpe diem.”

Gdy zrozumiemy kairos, wtedy stanie się jasne, że określenie „doba dla każdego ma 24 go­dzi­ny” jest totalną bzdurą. Inne perspektywy i możliwości ma początkujący dystrybutor MLM, a inne doświadczony internetowy network marketer, dysponujący dźwignią w postaci zauto­maty­zowa­nego systemu marketingowego i platformy publicystycznej.

Uważam w związku z tym, że jednym z zadań systemu produktywności musi być wyrwanie jego użytkownika z koszmaru nieustannych powiadomień i przypominajek, mecha­nicz­nie utrzy­mują­cych go w trybie reagowania rządzonym przez nienasyconego Chronosa – i umo­żliwie­nie zachowania świadomości chwili, w której otwiera się dostęp do darów hojnego Kairosa.

Aby móc osiągnąć ten cel, system musi być maksymalnie uproszczony i nie może bezwzględnie wymagać stosowania zaawansowanych technologicznie narzędzi.

Praca w biznesie versus praca nad biznesem

Na początku budowania własnego systemu marketingowego i platformy publicystycznej zawsze wydaje się, że gra jest niewarta świeczki, ponieważ wkładana praca i wysiłek nijak się nie mają do osiąganych rezultatów. Pomyśl tylko – czas potrzebny do zainstalowania bloga, zintegrowania autorespondera, napisania paru artykułów, ebooka oraz newslettera, może rozciągnąć się w całe dni, tygodnie, a nawet miesiące (szczególnie, jeśli robisz to po godzinach). W tym samym czasie, używając prostych strategii pozyskiwania kontaktów (na przykład tej) i telefonu mógłbyś stworzyć bazę potencjalnych klientów liczoną w setkach osób, prze­pro­wa­dzić kilkadziesiąt sprzedaży i podjąć współpracę z przynajmniej kilkoma osobami. Po co więc marnować czas na inne sprawy?

Otóż własny system marketingowy i własna platforma publicystyczna nie tylko w przyszłości pozwolą pracować efektywniej. Dadzą ci również dostęp do okazji i możliwości niedostępnych dla kogoś, kto ich nie posiada. Nie chodzi tylko i wyłącznie o to, jak dużą wydajność uzyskasz dzięki automatyzacji procesów. Pomyśl o kairos.

Jak wycisnąć dodatkowe dwie godziny?

W biznesie prowadzonym samodzielnie przedsiębiorca jest kluczowym elementem systemu biznesu. By zwiększyć wydajność zawsze można do pewnego stopnia podkręcić sobie tempo, jednocześnie ryzykując wypalenie lub chorobę. Można także zastanowić się, jak zmodyfikować system, aby uzyskał większą wydajność bez konieczności szybszej pracy. Dlatego właśnie rozmawiamy o wprowadzeniu strategii biznesu internetowego do marketingu sieciowego.

Nim system zostanie uruchomiony, powstaje konieczność wygospodarowania dodatkowego czasu na pracę nad nim. To może być trudne, jeśli pracujesz na etacie lub wychowujesz w domu dzieci (jak ja). Dlatego pierwszą rzeczą, jaką musisz zrobić, jest nauczenie się syste­matycz­nego zarządzania zadaniami do wykonania.

Zrozum – we własnym biznesie nie masz już szefa. Nikt nie będzie na ciebie wrzeszczał, jak nie wywiążesz się z zadania na czas. Bez samodyscypliny nie uda ci się niczego osiągnąć, a dobrą do niej drogą jest posiadanie systemu zarządzania produktywnością. Dzięki niemu powinieneś bez problemu wycisnąć dodatkowe godziny na pracę nad najważniejszymi zadaniami w danym dniu.

System, który chcę ci dzisiaj zaproponować, jest efektem wielu lat powolnej ewolucji koncepcji zaczerpniętych od największych mistrzów produktywności, takich jak David Allen, Leo Babauta czy Stephen Covey. Wykorzystuje prostą metodę notowania zadań i śledzenia ich wykonania, zaczerpniętą od Rydera Carrolla, twórcy Bullet Journal.

Zanim opiszę stosowany przeze mnie system chcę zwrócić uwagę na pewną obietnicę składaną przez niemal wszystkich guru zarządzania zadaniami. Według nich, stosując ich systemy, twoje życie nagle przeistoczy się w sielankę – skrzynka email będzie pusta, zadania z listy „do zro­bie­nia” będą znikały w piorunującym tempie, a ty będziesz żył szczęśliwie i bezstresowo.

Prawdopodobnie tak się nie stanie, przynajmniej nie od razu, i powinieneś być na to gotowy. Wdrażanie systemu produktywności to długi proces kształtowania odpowiednich nawyków. Wykształcenie tych nawyków będzie na pewno trwało więcej niż kilka miesięcy (21 dni to mit). Na pocieszenie powiem, że moja skrzynka email rzeczywiście przez większość czasu jest pusta, telefon nie przeszkadza, a najważniejsze zadania są wykonywane.

System

W przypadku prostego biznesu w domu, zupełnie wystarczającymi elementami składowymi systemu produktywności są zadania, wydarzenia i notatki.

Zadania są czynnościami do wykonania lub, innymi słowy, rezultatami do osiągnięcia. Podjęcie się tych czynności z reguły nie jest powiązane z określoną datą i godziną. Zadania będziemy gromadzić na listach. Zadania mogą mieć cztery statusy: niewykonane (oznaczone pustym kwadracikiem), wykonane (oznaczone fajeczką w kwadraciku), przeniesione (oznaczone grotem w prawo w kwadraciku) lub porzucone (wtedy skreślamy całą pozycję).

Wydarzenia tym różnią się od zadań, że mają przypisaną określoną datę i godzinę, często też miejsce i uczestników. Wydarzeniem jest spotkanie w kawiarni na follow-upie z potencjalnym klientem, jest nim również wizyta u lekarza czy wywiadówka w szkole. Wydarzenia umieszcza się w kalendarzu, zarówno miesięcznym, jak i dziennym.

Notatki to wszystkie informacje, które nie są ani zadaniem (nie inicjują działania), ani wyda­rze­niem. W tej kategorii mogą znaleźć się właściwie dowolne informacje, takie jak własne spos­trze­żenia i ob­ser­wacje, bądź uwagi dotyczące zadań i wydarzeń. Właściwie cokolwiek, co przyjdzie ci do głowy. Mogą być również umieszczane na listach w postaci krótkich haseł i od­noś­ników.

Wszystkie powyższe elementy mogą być składowane na listach. David Allen, twórca naj­bar­dziej znanego na świecie systemu produktywności o nazwie Getting Things Done (GTD) jest zdania, że należy tworzyć odrębne listy w oparciu o kontekst, w jakim wykonuje się okreś­lone zadania. Dla przykładu, mogą to być listy Zakupy, Dom, Biuro, Telefon i inne. Oprócz list kontekstowych proponuje osobne listy dla każdego z projektów, np. Blog, Wakacje, Altana w ogrodzie i tak dalej.

Oprócz list tematycznych, kontekstowych lub projektu, będziemy używać listy miesięcznej oraz dziennej, obejmującej wszystkie zadania, wydarzenia i notatki związane, odpowiednio, z danym miesiącem bądź dniem.

Zabierając się do pracy przejrzyj kalendarz, wszystkie listy kontekstowe oraz listy projektów i wybierz od 3 do maksymalnie 6 zadań do wykonania w danym dniu. Najważniejsze oznacz gwiazdką i rozpocznij pracę od wykonania właśnie tego zadania. Nie rozpoczynaj żadnej innej czynności, dopóki nie skończysz najważniejszego zadania. Krótkie, najlepiej pięciominutowe przerwy są dozwolone.

Teraz przeprowadzę cię przez proces tworzenia systemu od podstaw. W moim przypadku jedynymi narzędziami, które wykorzystuję, są notatnik A5 w kratkę i pióro (ewentualnie ołówek). Zarządzanie produktywnością wcale nie musi być skomplikowane.

Jak to robi internetowy network marketer

1. Przeznacz pierwszych kilka stron na spis treści

Spis treści będzie obejmował listę wszystkich miesięcy w roku wraz z numerami stron, na których znajdą się listy dotyczące danego miesiąca, a także tytuły wszystkich pozostałych list, jakich potrzebujesz do pracy. To mogą być listy kontekstowe, np. Dom, albo listy projektów, np. Blog, a także inne listy, np. Książki do przeczytania czy Filmy do obejrzenia.

Sekretny składnik: Jedną z list, które prowadzę, jest Lista zapłonowa. Zapisuję na niej wszystkie pomysły do wykorzystania w przyszłości, czy to na artykuły, czy to dotyczące innych spraw. Notowanie inspiracji wtedy, kiedy nas nawiedzają, jest krytycznie ważne w pracy twórczej, ponieważ jeśli ich nie uchwycimy, ulotnią się tak szybko, jak się pojawiły.

Dzięki spisowi treści znajdziesz wszystko bardzo szybko, bez konieczności wertowania notatnika.

Wskazówka: zarezerwuj parę stron na spis treści.

2. Stwórz kalendarz i listę zadań do wykonania na dany miesiąc

Kalendarz

Zatytułuj stronę nazwą miesiąca i rokiem. W słupku przy lewym marginesie wypisz numery dni, poczynając od pierwszego. Możesz także wpisać przy numerze pierwszą literę nazwy dnia. Zarezerwujesz w ten sposób miejsce na wpisywanie terminów.

Na następnej stronie stwórz listę zadań, które chciałbyś ukończyć przed upływem danego miesiąca. Zatytułuj listę nazwą miesiąca i rokiem, a następnie wypisz wszystkie zadania, bez względu na kontekst czy termin wykonania. Przy każdym zadaniu, z lewej strony, narysuj pustą kratkę. Posłuży ci do oznaczenia wykonania zadania lub przeniesienia na listę kolejnego miesiąca.

3. Rano zaplanuj zadania na cały dzień

Kalendarz dzienny

Zatytułuj listę nazwą miesiąca i numerem dnia, po czym przejrzyj kalendarz oraz wszystkie listy kontekstowe i/lub listy projektów, by wybrać z nich zadania do wykonania w bierzącym dniu.

Planując dzień zawsze przypomnij sobie, dlaczego chcesz robić akurat to, a nie coś innego. Przywołaj w wyobraźni stawiany przed sobą cel. Nie daj złapać się w pułapkę robienia po to tylko, żeby czymś się zająć i udawać samemu przed sobą, że jesteś produktywny.

4. Przydziel czas

Zdecyduj, ile czasu chcesz poświęcić na każde zadanie. Przy każdej pozycji listy dopisz prze­widy­waną liczbę godzin pracy wymaganą do ukończenia każdego z zadań.

Niektóre zadania mogą być ukończone przy pierwszym podejściu, inne nie. Planowanie czasu pomoże ci wkrótce z łatwością oceniać, czy lista zadań jest realistyczna.

5. Najpierw sprawy najważniejsze

Zdecyduj, które zadanie z listy dziennej jest najważniejsze. Myśl strategicznie. Zawsze zadawaj sobie następujące pytania:

  • Wykonanie którego zadania przyniesie mi największą korzyść w długiej perspektywie?
  • Którego zadania mógłbym nie wykonać i nic by się nie stało?

Oznacz najważniejsze zadanie gwiazdką i zacznij pracę właśnie od niego. Dzięki temu każdy dzień skończysz ze świadomością ukończenia najważniejszych zadań, co wpłynie pozytywnie na morale i poczucie satysfakcji z pracy.

6. Uwzględnij przerwy i czas na odpoczynek

W moim przypadku przerwy towarzyszą odbieraniu poczty email. Po wykonaniu naj­waż­niej­szych zadań zabieram się za skrzynkę odbiorczą, a gdy skończę, robię przerwę w pracy. Podczas przerwy przeważnie zajmuję się obowiązkami domowymi albo trenuję.

7. Raz dotknięte musi zostać zrobione

Nigdy nie odkładaj spraw na później bez podjęcia decyzji, co należy z nimi zrobić. Jeśli możesz załatwić sprawę w 2 minuty (lub niewiele więcej) – załatw ją od razu i odfajkuj z listy. Jeśli zadanie wymaga dłuższego czasu, umieść je w kalendarzu lub na liście zadań do wykonania (kontekstowej lub projektu).

Przed podjęciem decyzji zawsze zadawaj sobie pytanie: czy coś się stanie, jeśli zignoruję tę sprawę? Czy coś się stanie, jak nie wykonam tego zadania?

Ta reguła doskonale sprawdza się w przypadku czyszczenia skrzynki pocztowej. Przy każdym mailu decyduj od razu, czy kasujesz, czy przenosisz do archiwum, czytasz albo odpowiadasz. Jeśli lektura lub odpowiedź wymagają dłuższego czasu, dopisz to do listy zadań do wykonania i przenieś email do archiwum, żeby móc później do niego wrócić.

Zwróć uwagę, że dobrze w takim układzie prowadzić listy „Odpowiedzieć” oraz „Przeczytać”.

Ja generalnie staram się od razu czytać interesujące newslettery. Dlatego na odbieranie poczty rezerwuję sobie przynajmniej pół godziny dwa razy w ciągu dnia. Zauważyłem, że gdy odkła­dałem przeczytanie, nigdy później nie wracałem do tematu. Odpowiedzi na maile wysyłam od ręki, starając się, aby były jak najkrótsze.

8. Ustaw niezbędne przypomnienia

Jeśli koniecznie musisz, ustaw sobie przypomnienia na telefonie lub na komputerze, żeby nie zapomnieć o terminach. Jeśli będziesz pracował z notatnikiem i listami zadań na bieżąco, przypomnienia raczej nie będą ci potrzebne. Wystarczy zegarek.

Uwagi końcowe

Zrób wszystko, aby nie dać się rozproszyć podczas pracy. Pod żadnym pozorem nie włączaj Facebooka czy innych portali społecznościowych, dopóki nie skończysz najważniejszych zadań. Oczywiście zdyscyplinowanie się wymaga systematycznego i konsekwentnego podejścia, ale wysiłek jest tego wart.

Wyłącz wszystkie wyskakujące powiadomienia w smartfonie i na komputerze, poza przy­pomnie­niami kalendarza. Jeśli piszesz artykuł na bloga, wyłącz telefon całkowicie, o ile nie spo­dzie­wasz się ważnych połączeń. Zminimalizuj przyczyny dekoncentracji tak mocno, jak to tylko możliwe.

Jeśli nie możesz powstrzymać się przed surfowaniem po sieci czy innymi bezproduktywnymi zachowaniami, uwzględnij je w rozkładzie dnia. Skoro nie możesz ich wyeliminować, chociaż przejmij nad nimi kontrolę i świadomie decyduj, kiedy im się oddać.

Ten system prawdopodobnie nie jest ani kompletny, ani odpowiedni dla każdego w przed­sta­wio­nej formie. Jedyną możliwością sprawdzenia, czy jest odpowiedni dla ciebie, jest danie mu szansy i wypróbo­wanie go przynajmniej przez trzy miesiące. Jeśli masz pytania i potrze­bujesz dalszego uszczegółowienia przedstawionych rozwiązań, napisz pytanie w komen­tarzu.

Pin It on Pinterest

Shares
Share This
Wyzerowanie Hasła
Proszę wprowadź swój adres e-mail. Otrzymasz nowe hasło na maila.